Violetta Cyrol (medienvorsorge.de, Berlin-Kreuzberg) im Interview

Violetta Cyrol: Erste Hilfe für chaotische Künstler

"Backoffice" heißt das Zauberwort für die sogenannten Kreativen, wie z.B. Musiker, Fotografen, Journalisten oder auch Band-Managements, die im Papier-Chaos versinken, ihre Post tage- und wochenlang nicht öffnen und den Überblick verlieren. Ein Szenario, bei dem auch der geduldigste Steuerberater die Hände über dem Kopf zusammenschlägt. Violetta Cyrol von medienvorsorge.de hat das Problem erkannt und bietet einen individuellen Büro-Service für Kreative an. Die gelernte Rechtsanwaltsgehilfin hat viele Jahre in der Medienbranche als Bookerin, Promoterin, für Plattenfirmen, Künstlermanagements und Verlage gearbeitet und weiss, wie die Menschen in diesem Umfeld ticken. Ihr eigener Schreibtisch war in bestimmten Phasen ihres Lebens aber auch nicht immer der Ordentlichste, wie sie im Interview verriet. Doch irgendwann kamen die Einsicht und die Erkenntnis, dass mit Ordnung alles einfacher läuft. Wir trafen Violetta Cyrol zum Interview in ihrem Büro von medienvorsorge.de in Berlin-Kreuzberg.

medienvorsorge.de: Was müssen wir uns unter Ihrer Tätigkeit vorstellen?

Violetta Cyrol: Meine Arbeit ist "Erste Hilfe" und "Prophylaxe" im Büro. Ich sortiere, kontrolliere, recherchiere, plane, dokumentiere, schreibe Rechnungen, führe fristgerecht Überweisungen aus und sorge für eine strukturierte Ablage von Dokumenten. Ich kümmere mich eigentlich um alles, was sich auf den Schreibtischen kreativ arbeitender Menschen anhäuft und wozu sie keine Zeit und Lust haben. Die von mir vorbereiteten Unterlagen reiche ich weiter an die jeweiligen Steuerberater und kommuniziere die weitere Bearbeitung. Durch meine Vorarbeit und Vermittlung kann die Bearbeitung nicht nur motivierter und schneller erledigt werden, sondern auch kostengünstiger, schließlich müssen sich die Steuerberater nicht erst durch Berge von Belegen wühlen und nach Zusammenhängen forschen und fragen. 

medienvorsorge.de: Wie kamen Sie auf die Idee, eine solche Tätigkeit anzubieten?

Violetta Cyrol: Ich habe mir überlegt, welches Angebot ich mir früher gewünscht hätte und worüber sich befreundete Künstler immer wieder beklagen. Es gab eine Zeit, in der ich selbst ins Chaos geschlittert bin und ernsthafte Probleme mit dem Finanzamt hatte. Als Selbständige stand ich unter großem Erfolgs- und Auftragsdruck und bin einfach nur meiner Arbeit nachgegangen. Für die Buchhaltung hatte ich nur spätabends oder an Wochenenden Zeit. Irgendwann habe ich den Überblick verloren, Fristen verpasst, Rechnungen nicht bezahlt, das Fachchinesisch meines damaligen Steuerberaters nicht verstanden und innerlich zugemacht. Mein Glück im Unglück war ein junger Steuerberater, den ich über eine Bekannte bei einem Konzert kennengelernt habe. Er hörte sich meine Geschichte an und begriff meine besondere Arbeits- und Lebenssituation. Ganz pragmatisch hat er mit mir meine Altlasten aufgearbeitet, ist damit zum zuständigen Finanzamt gegangen und hat dort meine Situation "erklärt". Ich hätte nie geglaubt, dass ein Finanzamt Verständnis für mein Kleinunternehmen aufbringt, das eben anders funktioniert als z.B. ein Handwerksbetrieb oder der Kaufmann an der Ecke. Diese Erfahrungen waren für mich wegweisend. Bald danach half ich einem guten Freund, der in einer ähnlichen Situation steckte und konnte ihn auf den Pfad des ordentlichen und angstfreien Steuerbürgers bringen (lacht).

medienvorsorge.de: Wie erklären Sie sich diese gleichzeitige Professionalität und Unprofessionalität Ihrer Kunden?

Violetta Cyrol: Der Mensch ist nicht vollkommen und übernimmt sich gerne. In Zeiten der zunehmenden Selbständigkeit müssen viele Aufgaben in Personalunion erledigt werden, die zum Teil zeitlich nicht zu schaffen sind oder uns ganz einfach nicht liegen. Man kann professionell in seinem Fachgebiet sein und unprofessionell in administrativen und finanziellen Angelegenheiten. Mein Fachgebiet war schon immer Organisation. Dabei habe ich lernen müssen, mich nicht immer um alles selbst zu kümmern, sondern mir fachliche Unterstützungen zu holen und einfach mal Aufgaben zu delegieren und zwar an Menschen, die meine Arbeit verstehen. 

medienvorsorge.de: Sicherlich hat man immer wieder besondere Erlebnisse mit Künstlern. Fällt Ihnen spontan was ein?

Violetta Cyrol: Oh ja, eine Band brachte mir ihre Tour-Belege in einem Pappkarton vorbei. Zwischen Belegen, Rechnungen und Zetteln mit Telefonnummern fand ich auch ungeöffnete Briefumschläge. In einem Umschlag steckten etwas über EUR 5.000, die noch nicht vermisst wurden, trotz Miesen in der Tourkasse. Das war bisher ein Einzelfall, den wir mit einem Kassenbuch und einer Geldkassette gelöst haben. Regelmäßig stolpere ich aber über falsch formulierte, falsch berechnete und sehr häufig über falsch addierte Rechnungen, die nicht nur bei einer Steuerprüfung verhängnisvolle Folgen haben. 

medienvorsorge.de: Was muss ein Künstler für Ihren Service bezahlten?

Violetta Cyrol: Das ist Vereinbarungssache und kommt auf den geschätzten und benötigten Aufwand an. Ich berechne meine Tätigkeit nach geleisteten Stunden, aber auch pauschal. Verglichen mit den Stundensätzen von Steuerberatern für Sortierarbeiten und vorbereitenden Gesprächen etc. ist mein Service günstiger. 

medienvorsorge.de: Gibt es einen Tipp, den Sie Künstlern geben wollen?

Violetta Cyrol: Schiebt euren Papierkram nicht auf die lange Bank. Legt eure Abneigung gegenüber Belegen und Behörden ab und sucht euch Unterstützung, am besten bei Beratern, die eure Arbeit und Branche wirklich verstehen. 

medienvorsorge.de: Wen zählen Sie zu ihren Kunden?

Violetta Cyrol: Meine Kunden sind Künstler und Bands unterschiedlicher Musikgenres, Grafiker, Fotografen aber auch Tourneeveranstalter, Managements und Label. Ein guter Mix, der meinen Service und meinen Kopf up-to-date hält und auch für interessante Seiteneffekte sorgt.

Violetta Cyrol von medienvorsorge.de hat ihr Büro auf der Dieffenbachstr. 33 in Berlin Kreuzberg in Bürogemeinschaft mit der Steuerberatungsgesellschaft in stereo Knauft & Schaar Steuerberater Gbr. Zu erreichen ist sie unter der Telefonnummer: 030 / 6900-4180